Một sự kiện đã được chuẩn bị công phu về nội dung, trang trí nhưng làm thế nào để khách mời cảm thấy hào hứng và phần nào hiểu được thông điệp của sự kiện? Thiết kế thiệp mời sự kiện lúc này đóng vai trò quyết định vừa truyền tải được tính chất và ý nghĩa của sự kiện, vừa gây được sự chú ý và quan tâm của khách mời. Vậy thiết kế thiệp mời sự kiện cần những gì và có những loại phổ biến nào?
1. Thiệp mời tham dự sự kiện
Hình thức phổ biến nhất của một tấm thiệp là được trình bày trên giấy, có thể là giấy hình chữ nhật, hình vuông, hình tròn hoặc tạo hình đặc biệt dựa trên yêu cầu của chủ nhân sự kiện.
Giấy in giấy mời, thiệp mời có những loại nào ?
- Với sự kiện phổ thông, thiệp mời, giấy mời in offset trên các loại giấy như Fort, Couche kết hợp với design đẹp sẽ tạo ấn tượng tốt với người tham gia.
- Với những sự kiện sang trọng, để thể hiện đẳng cấp của nhà tổ chức (ví dụ doanh nghiệp ra mắt một loại mỹ phẩm đắt tiền,….), người tổ chức sự kiện có thể chọn các loại giấy mỹ thuật để thêm phần trang trọng cho thiệp mời.
- Với sản phẩm mỹ thuật, chúng ta có thể lựa chọn Giấy mỹ thuật có vân, gân hay họa tiết chìm, có mùi thơm hay không mùi. Ngoài ra còn một vài chất liệu đặc biệt như giấy dó, giấy pơluya…
Việc lựa chọn giấy in là vô cùng quan trọng. Sau khi đã lên được một chương trình đặc sắc, thiết kế được nội dung thiệp mời sáng tạo và thu hút, nhưng nếu chất lượng giấy không tương xứng thì thiệp khi đến tay khách mời sẽ không truyền tải được trọn vẹn thông điệp của người tổ chức. Loại giấy được lựa chọn để thiết kế thiệp mời sự kiện phổ biến hiện nay đều có định lượng từ 220gsm trở lên để đảm bảo cho thiệp mời, giấy mời được cứng cáp, chắc chắn.
2. Trình bày nội dung một tấm thiệp mời
Một thiệp mời cần nêu bật lên các nội dung sau:
– Tên của người/ tập thể tổ chức sự kiện đó.
– Tên của sự kiện, ví dụ như: bữa tiệc cảm ơn, thiệp cưới, thư mời tham dự hội nghị khách hàng, hay tham dự một buổi hòa nhạc…
– Thời gian, địa điểm tổ chức, chương trình.
Nếu chương trình có nhà tài trợ thì tùy theo thiết kế phải thể hiện quyền lợi nhà tài trợ (logo, tên thương hiệu,…)
Ngoài ra, thiệp mời cũng có thể lưu ý về trang phục của khách tham dự để tạo sự đồng bộ cho sự kiện. Nếu chương trình có người nước ngoài tham dự thì nên để nội dung song ngữ trong thiệp.
3. In ấn thiệp mời
Sau khi đã thiết kế được nội dung và lựa chọn giấy in phù hợp cho thiệp mời, bước quan trọng cuối cùng đó là lựa chọn phương pháp in sao cho phù hợp và tiết kiệm chi phí nhất. Sau đây là một số phương pháp in phù hợp với từng nhu cầu của người tổ chức sự kiện.
- Đối với những sự kiện có từ 500 – 1000 khách mời, hình thức in offset là phương án tối ưu nhất bởi vì hình thức này vừa rẻ mà chất lượng in lại cao.
- Đối với sự kiện có dưới 300 khách mời, kỹ thuật số (in nhanh) lại rất hữu dụng ở đây.
- Đi cùng với in offset, người ta có thể cấn bế tạo hình cho tấm thiệp, in UV (hay phun UV) phủ toàn bộ bề mặt thiệp hay UV định hình cho thiệp để làm nổi bật một câu chữ hay hình ảnh đặc biệt trên tấm thiệp đó.
- Riêng đối với các loại thiệp cao cấp thì số lượng in không quan trọng bởi vì thông thường in kéo lụa trên chất liệu giấy mỹ thuật. Hình thức in ép kim (ép nhũ) là một phương pháp in khô dùng nhiệt và áp lực để tạo hiệu ứng màu sắc hoặc kim loại, được nhiều người ưa chuộng bởi hình ảnh rất rõ nét và sắc sảo, tuy nhiên giá thành hơi cao. Hình thức in nhũ, in nhũ nổi… cũng khá phổ biến và làm tấm thiệp thêm phần sang trọng.
Thời gian in thiệp thường từ 2 ngày tới 5 ngày, vì vậy mà người tổ chức cần chú ý thực hiện thiết kế thiệp mời sự kiện sớm để tránh những phát sinh có thể xảy ra vào các mùa cao điểm như dịp cuối năm hay mùa cưới,….
