Thông tin về công ty bạn sẽ rất nhiều, khách hàng sẽ không có thời gian để tìm hiểu hết những thông tin đó. Trong những thông tin đó không phải tất cả đều là những thông tin của khách hàng cần. Vì vậy một profile chứa những thông tin quan trọng về công ty bạn sẽ giúp bạn có thể tiếp cận nhiều khách hàng hơn. Một thiết kế profile đẹp sẽ được đánh giá với các tiêu chí:

• Nội dung của profile hấp dẫn
• Cách sắp xếp thông tin và hình ảnh hợp lý
• Bố cục rõ ràng
• Thiết kế hài hòa với logo
• Sự đầy đủ thông tin mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng.
• Chất liệu in profile

Tùy theo ngành nghề và lĩnh vực hoạt động thì mỗi thiết kế Profile được trình bày dưới dạng khác nhau. Tuy nhiên, thiết kế Profile gồm các nội dung:

Thư ngỏ

Đôi lời chào hỏi dưới sự thay mặt của người chịu trách nhiệm cao nhất công ty (thường là giám đôc) là thứ đầu tiên mà khách hàng được xem. Thư ngõ là biện pháp nói lên tầm vóc cũng như năng lực của doanh nghiệp.

Giới thiệu công ty

• Giới thiệu chung về công ty
• Quá trình hình thành và phát triển
• Giá trị cốt lõi
• Tầm nhìn, sứ mệnh
• Phương châm hoạt động
• Lĩnh vực hoạt dộng
• Giấy phép kinh doanh
• Thông tin liên hệ (email. số điện thoại, địa chỉ, ..)

Năng lực công ty

Đây là phần quan trọng của công ty nên thường được thiết kế kĩ càng, bao gồm: 

• Năng lực nhân sự: sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo nhân sự và qui mô nhân sự
• Năng lực sản xuất, thi công: đưa ra hình ảnh minh họa cụ thể về quá trình sản xuất, máy móc thiết bị và công xưởng, …
• Năng lực tài chính: được coi là cơ sở đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định có nên đầu tư hay không?

Thành tích đạt được

Đây là phần thông tin được xem là có giá trị nhất của một thiết kế Profile. Những thông tin, hình ảnh dự án hoàn thành, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng cho đối tác và khách hàng. Điều này giúp hồ sơ tạo hiệu quả quảng bá tốt cho doanh nghiệp.

Có 5 bước thiết kế Profile chuyên nghiệp, cụ thể:

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG MỤC TIÊU

Đối tượng mục tiêu Profile chính là khach hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Để xác định mục tiêu đúng, doanh nghiệp cần trẻ lời những câu hỏi sau:

• Đối tượng mục tiêu là ai: tuổi tác, trình độ học thức, nghề nghiệp, thu nhập
• Tại sao họ cần xem profile của doanh nghiệp?

Việc này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra định hướng chính xác và đề ra các hạng mục và lồng ghép văn phong thích hợp vào thiết kế Profile

BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH NỘI DUNG DOANH NGHIỆP

Doanh nghiệp cần chọn lọc thông tin, sắp xếp nội dung hợp lý tránh cho Profile có quá nhiều thông tin. Điều này không gây được thiện cảm tốt đối với khách hàng. Nội dung đưa vào quyết định sự thành công rất lớn của một thiết kế Profile. Vì vậy cần lựa chọn thông tin khách hàng dễ nhìn, dễ tiếp cận nhất.

Các nội dung chính trong Profile:

• Mục lục: Giúp khách hàng hiểu, nắm bắt được cấu trúc nội dung của Profile, nhanh chóng tra cứu đến nội dung mà họ quan tâm nhất.
• Tên doanh nghiệp: Tên đầy đủ bằng tiếng Anh, tiếng Việt, trụ sở chính, chi nhánh/ văn phòng đại diện, nhà máy sản xuất, điện thoại, fax, email chăm sóc khách hàng, thời gian thành lập. Phần này nên xuất hiện càng nhiều càng tốt, để khách hàng dễ dàng liên lạc khi cần.
• Thư ngỏ: Thư ngỏ của Tổng giám đốc/ Chủ tịch
• Quá trình phát triển: những mốc thời gian quan trọng, những sự kiện lớn như: chi nhánh khai trương/ khánh thành, kỷ niệm 500 năm thành lập, nâng cấp công nghệ hiện đại, dây chuyền sản xuất mới, tốc độ tăng trưởng thị phần,…
• Thành tựu: các giải thưởng, huân chương, chứng nhận, …
• Tầm nhìn: mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty
• Sứ mệnh: Sự cam kết của doanh nghiệp đối với cộng đồng, với những giá trị mà doanh nghiệp mang đến, góp phần tạo dựng tương lai sáng lạn cho nhân loại. Tuyệt đối ở mục này không được nhầm lẫn với những câu từ “thương mại”.
• Giá trị cốt lõi: đây là mục quan trọng để doanh nghiệp thể hiện điểm khác biệt của mình so với đối thủ. Giá trị cốt lõi sẽ bao gồm cả điểm mạnh và nguyên tắc sản xuất kinh doanh, giúp khách hàng phân loại và can nhắc đầu tư
• Cơ cấu tổ chức: Đặc biệt quan trọng khi Profile nhắm đến các nhà đầu tư/ đối tác lớn. Điều này giúp nhà đầu tư nhận định mô hình hoạt ddoonhj, quản lý của doanh nghiệp có phù hợp với họ hay không
• Sản phẩm: Nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hãy phân loại thành nhóm. Việc này giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm, tối ưu sản phẩm
• Quy trình làm việc: phần này quan trọng đối với profile doanh nghiệp dịch vụ, nhất là mảng tư vấn. Khách hàng sẽ nắm được các bước tiếp theo sau khi kí kết hợp đồng để tránh lộn xộn trong giao dịch.
• Khách hàng/ Dự án tiêu biểu: cho khách hàng biết doanh nghiệp đã làm việc với những đơn vị tiêu biểu nào, đa dạng ngành nghề, lĩnh vực nào. Tạo niềm tin bền vững với khách hàng.

BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH VĂN PHONG CỦA PROFILE

Doanh nghiệp cần quyết định sắp xếp nội dung đã lên một cách hợp lý, dẫn dắt văn phong phù hợp với vị thế của doanh nghiệp.

BƯỚC 4: VIẾT PHẦN KẾT THỨC PROFILE

Lựa chọn cách kết thúc mở sẽ để lại nhiều ấn tượng hơn: là một câu nói của khách hàng, là một cuộc hẹn gặp mặt hoặc thêm cả một hợp đồng.

Khi khách hàng xem  thiết kế Profile, hãy kêu gọi khách hàng hành động, bày tỏ rằng mong muốn hợp tác, cùng khách hàng vượt qua khó khăn , đưa ra giải pháp cho vấn đề khách hàng đang gặp phải.

BƯỚC 5: TRÌNH BÀY CƠ BẢN CỦA PROFILE

Xây dựng thiết kế Profile thật ấn tượng, độc đáo thể hiện được tinh thân chuyên nghiệp.

NHỮNG LƯU Ý KHI THIẾT KẾ PROFILE CÔNG TY.

• Màu sắc thiết kế phải nhất quán với bộ nhận diện thương hiệu, đồng bộ với màu sắc thiết kế logo.
• Kiểu dáng profile chuẩn: profile thường có kích thước A4 ngang hoặc A4 dọc. Kích thước A4 ngang thường được sử dụng hơn vì nó thể hiện sự khác biệt với catalogue.
• Profile thông thường từ 12 đến 20 trang là thích hợp. Vì quá nhiều nội dung, đối tác và khách hàng sẽ không có thời gian để đọc và chọn lọc thông tin.
• Hình ảnh profile đầu tiên phải đẹp và bám sát thực tế. Thông thường khách hàng làm profile sẽ nhờ những nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp, để hình ảnh của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp nhất trong profile.
• Nội dung thiết kế profile phải ngắn gọn xúc tích, đủ nhưng không được dài dòng, phải giới thiệu được những điểm mạnh, điểm nhấn tổng quát nhất về doanh nghiệp. Như vậy mới có thể thiết kế profile chuyên nghiệp